Los abogados de Carolina del Norte obtuvieron el lunes acceso seguro en línea a los expedientes de casos de compensación laboral a través de un nuevo portal estatal, un cambio destinado a reducir las solicitudes de copias por separado y brindar a los bufetes de abogados acceso directo a la información y los documentos de los casos.
La Comisión Industrial de Carolina del Norte anunció que su nuevo servicio, denominado Servicio de Acceso a Archivos de Abogados, se puso en marcha el 21 de septiembre. El sistema permite a cada bufete de abogados designar a uno o más administradores de acceso que controlan qué miembros del personal pueden consultar los archivos relacionados con los abogados del bufete.
La implementación consiste en una modernización de los procedimientos, más que en un cambio en las prestaciones por incapacidad laboral o en los plazos de presentación de solicitudes. La comisión gestiona las reclamaciones conforme a la ley estatal de compensación, que abarca la mayoría de los empleos públicos y los centros de trabajo privados con al menos tres empleados, con las excepciones previstas por la ley. Sus archivos pueden incluir formularios, órdenes, solicitudes médicas y otros registros generados a medida que las reclamaciones avanzan en el sistema.
El acceso no es automático para todos los empleados de una firma participante. La comisión indicó que un abogado debe crear y mantener una cuenta a través de su Centro de Servicios en Línea antes de que el administrador de acceso de la firma pueda otorgar al personal permiso para acceder a sus archivos. Se solicitó a las firmas que aún no habían designado un administrador de acceso que enviaran la información de contacto de este a la comisión.
La comisión comenzó a preparar a las empresas para el cambio antes de su implementación. En un aviso de implementación, les indicó que seleccionaran administradores de acceso, confirmaran que dichos administradores tuvieran cuentas activas en el portal y presentaran un formulario de identificación electrónica. Posteriormente, la Oficina del Secretario debía trabajar con cada administrador y proporcionarles materiales de capacitación.
Para los abogados, el beneficio inmediato es el acceso centralizado a documentos que, de otro modo, requerirían solicitar una copia del expediente de la comisión. La estructura de permisos también responsabiliza a los bufetes de mantener el acceso del personal alineado con las personas autorizadas para trabajar en los casos de cada abogado. La comisión no ha descrito el portal como de acceso público; su anuncio limita específicamente el servicio a abogados y personal designado.
El sistema entra en funcionamiento en un área de la legislación estatal con un alto volumen de trámites y estrictos requisitos procesales. Las directrices de la comisión para la presentación de reclamaciones indican que, por lo general, un empleado lesionado inicia una reclamación mediante el Formulario 18 y suele tener un plazo de dos años para presentarla. Además, los empleados deben notificar por escrito al empleador sobre un accidente laboral en un plazo de 30 días. Estos requisitos permanecen sin cambios tras el lanzamiento del portal.
La distinción es importante para los trabajadores lesionados: según la misma normativa, el informe del Formulario 19 del empleador no genera por sí solo la reclamación del empleado. Los reclamantes siguen siendo responsables de presentar el formulario correspondiente a tiempo, mientras que el nuevo servicio está diseñado para los representantes legales que gestionan asuntos de comisiones ya existentes.
Los bufetes de abogados que aún no forman parte del sistema pueden crear cuentas e identificar a los administradores de acceso a través de los servicios en línea de la comisión. El aviso de lanzamiento de la agencia indica que el acceso continuo depende tanto de la designación del administrador a nivel del bufete como de la cuenta del portal que mantiene cada abogado.
